Pratiques (et outils) de l’intelligence collective (2) : petit tour d’horizon
Les outils de l’intelligence collective sont nombreux et répondent à plusieurs objectifs : partager, échanger et dialoguer autrement, réfléchir ensemble et co-construire, décider et engager les équipes. Loin de prétendre à l’exhaustivité, ce post, vous donnera des premiers repères et quelques exemples. Petit tour d’horizon….
Partager, c’est d’abord créer des lieux d’information et de connaissances accessibles à tous : serveur commun interne (et actualisé !), Google drive pour stocker dans le cloud, drop box, etc.). Un mur visuel dédié à un thème choisi par le collectif répond aussi à cet objectif et favorise le niveau de transparence perçu par le collectif (management visuel).
Les plates-formes collaboratives et réseaux sociaux internes permettent non seulement de stocker des données et partager des fichiers, mais aussi d’échanger en temps réel sur divers sujets d’intérêt pour le groupe. L’outil collaboratif Slack est de plus en plus répandu en entreprise. Il permet de créer plus chaînes thématiques avec possibilité d’intégration de fichiers, d’échanges de messages en temps réel (tchat), d’appels vocaux, vidéos etc.
En début de réunion, pensez à proposer un ice breaker (ou brise-glace). Il s’agit d’un exercice rapide permettant à tous de s’exprimer, par exemple sur sa météo personnelle via le choix d’une image dans un jeu de photo langage. L’ice-breaker favorise l’inclusion du groupe, un moment important, tout comme la conclusion de la réunion, appelée aussi temps de déclusion. Celui-ci doit être soigné : faites par exemple formuler par un tour de table un mot clef choisi pour décrire le ressenti de chacun suite à la réunion. Vous trouverez sur internet de nombreux exemples à suivre.
Pour animer des réunions, en présentiel ou en distantiel, Beekast est certainement l’outil collaboratif le plus usité aujourd’hui en entreprise. Il existe aussi Klaxoon, un peu moins intuitif selon moi. Ces outils permettent tous les deux de donner du rythme à vos réunions par exemple par des séquences de votes en temps réel, par des brainstorming (dépôt de post it virtuels), de création de nuage de mots, de diffusion de vidéos, etc.
Là aussi, les méthodes sont nombreuses. Vous connaissez sans doute les outils de gestion de projet en mode collaboratif distanciel. Dans ce registre, je vous recommande Trello, simple d’utilisation et très ergonomique. C’est un peu l’équivalent informatique du KANBAN.
Naturellement avec l’aide de professionnels, vous pourrez aussi passer par des ateliers associant parfois la réalisation d’objets créatifs (dessins, vidéos, poèmes, etc,.) en lien avec une problématique professionnelle. Cela permet de se décentrer, autrement dit de réfléchir autrement et ainsi libérer sa créativité.
Les techniques LAB (idéation, convergence, prototypage) sont aussi de belles opportunités pour réfléchir ensemble « hors du cadre » et aller chercher des idées nouvelles. Dans ce cas, faites-vous accompagner par des experts de ces méthodes. Car c’est un vrai métier !
Décider ensemble et dégager un consensus n’est pas une chose facile. Cela garantit pourtant l’adhésion d’un collectif et son engagement dans la mise en œuvre. Les techniques issues de la « gouvernance partagée » pourront se révéler précieuse dans ce registre de la décision. La décision par consentement en est un bon exemple. Il s’agira de décider en validant une proposition après avoir laissé s’exprimer toutes les objections de chacun des participants. Au terme des échanges, si aucun participant n’oppose d’objection raisonnable, la décision est actée par le collectif.
Vous l’aurez compris à travers ces exemples. L’introduction des outils de l’intelligence collective suppose le partage, implique la participation de tous, et ont pour effet de venir percuter les traditionnels schémas de fonctionnement et d’organisation.
On considère que chaque collaborateur, chef ou pas chef, a de la valeur, des idées, des compétences qu’il n’exploite pas forcément dans sa fonction officielle et peut apporter une contribution plus grande à l’entreprise.